CU$TOS


Cuidado com a tesoura!
Em época de vacas magras, não se fala de outra coisa: reduzir custos. Mas é preciso muito mais do que intuição para acertar no corte
Por Lucia Helena Corrêa
Não dá pra dizer o nome do santo. Mas vale a pena contar o “milagre”. Cerca de um ano atrás, uma grande empresa carioca de serviços, especializada em treinamento e reciclagem de mão-de-obra, descobriu que 70% de seus custos diziam respeito a pessoal. Diposta a sair do vermelho, não pensou duas vezes: mandou a tesoura na equipe. Da noite para o dia, o quadro foi reduzido à metade.
De fato, nos dois primeiros meses, a despesa recuou quase na mesma proporção: 45%. Mas, do terceiro mês em diante, a receita começou a encolher drasticamente. Em pânico, os administradores decidiram contratar uma consultoria para investigar a causa da evasão.
No final de três semanas, os técnicos em gestão de negócios voltaram com o diagnstico: numa atitude emocional, o cliente aplicara o corte justamente num dos intens que compõem os custos variáveis.

Aqueles que se alteram na mesma proporção da produção, da venda ou de outra mediada qualquer (matéria-prima, mão-de-obra e energia, por exemplo). Os custos fixos são os que permanecem inalterados em relação a esses parâmetros como aluguel, luz, água e impostos.

Resultado: a qualidade caiu e, sem competitividade deixou de fechar novos contratos. Pior, perdeu alguns de seus mais antigos clientes. A historinha de terror, embora baseada em roteiro obvio, vem-se repetindo com freqüência. Os principais protagonistas são principalmente as empresas de serviços, setor de economia em que a tarefa reduzir custos sem impacto no resultado desafia a inteligência dos controllers. “Elas trabalham com poucas variáveis e, portanto, tem menos opções de corte” , explica Luiz Carlos Gientorki, presidente da ABC (Associação Brasileira de Custos) www.abcustos.org.br. “Além disso, vivem um impasse: o maior peso é o da mão-de-obra, indispensável, porem, para manter a qualidade.”
Mas mesmo a industria e o comercio, onde as variáveis são em número bem maior, não estão livres do desequilíbrio por falta de rigor cientifico mínimo na hora de eliminar despesas. Os fatos comprovam. No Sul do País disposta a cortar custos, uma industria de alimentos também realizou o que se poderia chamar de manobra desastrosa: reduziu o estoque de matéria-prima, operação que há anos sustentava o seu mais poderoso argumento de marketing na abordagem do mercado local – a pronta entrega. Sem insumos, não pode mais cumprir a promessa e agora se dedica a retocar a imagem, na tentativa de recuperar a posição perdida para os concorrentes. Em maio, uma companhia paulistana do comercio atacadista diminuiu em 20% a compra de mercadorias – e ainda amarga a perda de uma das maiores concorrências abertas pela Prefeitura de São Paulo para a compra de material de escritório e informática.
Numa verdadeira cruzada contra a irracionalidade, alem do Congresso Brasileiro de Custos cuja nona versão aconteceu em outubro passado, em São Paulo, a ABC, com o apoio de varias universidades, está empenhada em promover cursos dirigidos a empresários e executivos. As aulas são ministradas por equipes multidisciplinares: administradores de economistas, contadores, engenheiros e profissionais de marketing entre outros.
“É preciso alertar para o perigo de cortar custos sem levar em conta outros fatores que não eles mesmos”, ensina o consultor. Por exemplo? Quem é o cliente, o que ele deseja em termos de produtos e serviços e, mais, o que está disposto a pagar? “Essas informações são essenciais para planejar investimentos produção e venda, tornando a operação mais racional e menos onerosa”, diz Gientorki.
Mas a verdade é que a maioria das empresas, seja em economias ascendentes ou ricas, segue cortando pelo figurino antigo e metendo a faca a despesa lhes parece maior, sem medir com mais rigor o impacto no resultado final. O presidente da ABC considera uma teneridade sem levar em conta os processos e, ainda, sem estar seguro do respaldo que os departamentos comercial e de marketing podem oferecer, ou até que o ponto conseguem suportar a “reengenharia” promovida. A questão do custo, em maior presente no mundo dos negocios“, intervém o consultor Mário Flack, da Accenture www.accenture.com . “Agora, por conta da crise, que é mundial, assume aspecto critico, mas não é recomendável tomar decisões de forma intuitiva ou sob pressão.”
Segundo ele, antes de mais nada, é preciso avaliar o momento em três aspectos: composição dos custos a fim de verificar aqueles que se pode dispensar; clima interno, tentando eliminar o descompasso entre os departamentos financeiro e de recursos humanos, que, na crise, costumam recrudescer; e, finalmente, o grau de urgência de cada uma das providencias. “O administrador deve questionar se a empresa está mais ou menos equilibrada, se está mal ou se, em stuação extrema já entrou na UTI”, diz Flack. O termômetro é o caixa, que não deve ser mantido no vermelho além do tolerável. O consultor lembra que é sempre possível postergar alguns pagamentos, a partir, por exemplo, da negociação com os fornecedores. “O ideal é ter em caixa o equivalente a dois ou três meses de vendas”, aconselha.
Segundo o consultor, situações de crise fazem o tesoureiro, em posição privilegiada de observação, a figura mais importante. “Cabe a ele sabe, digamos, até quando o dinheiro em caixa será suficiente para bancar despesas inadiáveis, como salários, aluguel e energia”, sugere Flack. Uma das exigências é a habilidade de negociação. “Às operadoras de telefonia e agencias de viagens, por exemplo, ele pode reivindicar tarifas mais baixas, em função do volume. Muito poucas empresas fazem isso.” O consultor recomenda, principalmente, que se mantenha o nivel de endividamento no mais baixo patamar possível. Às endividadas, ele sugere reverter a situação equilibrando as atividades de produção e venda.

Corte italiano
O controle de custos mobiliza os profissionais das áreas de economia e finanças, organizados...

Teorias universais podem ajudar
O vice-presidente da Anefac www.anefac.com.br (Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Aministração e Contabilidade), Rubens Lopes da Silva, reforça o que dizem seus colegas: a maneira mais rápida e racional de cortar despesas, qualidade, é aplicar a mais aceita das teorias da matemática financeira, que recomenda identificar os diversos tipos de custos. O economista vai mais além, dando o que se poderia chamar de mapa da mina (veja a tabela).”O objetivo de uma é o lucro, que é igual a vendas menos custos. No passado, calculava-se o preço final de um produto ou serviço a partir da margem de lucro que se desejava obter. Na economia globalizada, isso mudou: o mercado diz quanto está disposto a pagar”, resume Silva. “Logo , ao produtor resta apenas administrar o custo, se quiser manter a margem de lucro.”
A teoria internacionalmente aceita não separa só custos fixos e variáveis; também os classifica em diretos (relativos a bens e serviços produzidos diretamente e relacionados às unidades produzidas e vendidas) e indiretos (sem relação direta com a unidade produzida, mas que dependem de bases “subjetivas” para serem alocados).O Ponto de Equilíbrio (PE), o famosos BEP (Break-Even Point), resulta da conjugação dos custos totais com as receitas totais, sendo igual aos gastos fixos totais divididos pela margem de contribuição unitária ou numero de unidades produzidas. “O corte deve recair sobre custos que não agregam valor aos produtos e serviços”, diz o economista.

 
... em associações. Mas, com forte referencial cientifico e apoiada em teorias e práticas já consagradas, a prática se transformou paradoxalmente em excelente fonte de receita, inspirado o surgimento de uma serie de pequenas empresas de consultoria especializadas no assunto. Uma das mais antigas é a TecSul www.tecnosulconsulting.com.br , catarinense de Blumenau criada em 1976 que, segundo seu diretor-presidente Valério Allora, abriga em sua carteira de clientes dezenas de industrias, como Batavo www.batavo.com.br , O Boticário www.boticario.com.br , Sadia www.sadia.com.br e Samello www.samello.com.br .
Allora diz que herdou do pai, o engenheiro italiano Franz Allora, não só o talento para analisar a composição dos custos e promover a racionalidade, mas principalmente para administrar a escassez. A TecSul desenvolveu a metodologia hoje conhecida como gestão estratégica de custos, que utiliza 12 ferramentas. A mais popular é a UP – Unidade de Produção, que se aplica à festão dos custos de fabricação.”Na industria, a maior pressão de custos vem dessa área”,explica o consultor que emprega uma equipe de especialistas para ajustar a UP às necessidades especificas de cada segmento industrial. “Duas industrias podem ter processo semelhantes, mas não necessariamente o mesmo perfil”, pondera, admitindo que não há receitas prontas, embora na industria tudo gire em torno do custo unitário. “Se gasto mil reais para produzir quinhentas unidades, o custo de cada é dois reais, Se emprego 1.100 para fabricar seiscentas, cai para menos. Mesmo com investimento maior, o custo unitário recuou”, exemplifica. O caminho mais curto, claro, é aumentar a produtividade, A TecSuk é dona, ainda, da ferramenta ABC – Activity Based Costing, para administrar custos de serviços na industria financeira (bancos, seguradoras, e corretoras) e no comercio, permitindo redução de custos sem os “traumáticos cortes de pessoal”, promete Allora.
O mais forte argumento da consultoria, além do prazo máximo de seis meses para a implantação das metodologias, é o retorno. Segundo o diretor-presidente, os resultados de produtividade e economia costumam vir imediatamente após o processo de reengenharia, que começa pelo convencimento da diretoria, passando pela elaboração do plano de ação,definição da equipe ideal para executá-lo e efetiva implantação. “Com a UP, conseguimos calcular, cientificamente o quanto é gasto em cada processo necessário para tranformar matéria-prima em produto acabado” confirma Claudio Pinheiro, controller corporativo da Sadia, “Assim é possível comparar o custo de fabricação de um mesmo item em diferente unidades.” Outra que experimentou e aprovou o corte italiano é a Cremer www.cremer.com.br , maior fabricante nacional de produtos têxteis e cirúrgicos. “A UP define o esforço gasto na fabricação de cada produto, orientando a administração das diversas variáveis e os resultados são excepcionais”, reforça o supervisor de custos, Jair Teixeira.
A paulistana Data Custos, do economista Nelson Bruxelas Beltrame, também nada de braçada no mercado de consutoria relacionada a custos. No Laboratório de Finanças, que funciona dentro da FIA www.fea.usp.br/fia (Fundação Instituto de Administração), ligada à FEA (Faculdade de Economia Administração e Contabilidade), da Universidade de São Paulo, ele ministra o curso de formação de gerentes financeiros, freqüentado por empresários e executivos de várias área. Didaticamente, o professor define para os setores

Para cortar sem errar
Alguns exemplos de itens de custos fixos e variáveis nos diferentes segmentos econômicos

Industria

Comercio

Serviços

Fixos

Variáveis

Fixos

Variáveis

Fixos

Variáveis

Mão-de-obra

Matéria-prima

Alugueis

Comissões pagas a vendedores

Alugueis

Comissões por vendas

Depreciações

Energia, gás etc.

Salários fixos

Impostos

Salários

Serviços de Terceiros

Manutenção

Matérias Indiretos

Correios

 

Depreciações

Impostos

Alugueis

Fretes

Material de consumo/ escritório

 

Material de consumo/ escritório

 

Seguros

Impostos

Seguros

 

Seguros

 

Viagens

 

Viagens

 

Viagens

 

Telefone

 

Telefone

 

Telefone

 

Propaganda

 

Propaganda

 

Propaganda

 

...industriais, comerciais e de serviços, as práticas universais para cada um, além de dar aos participantes os subsídios necessários para resolver problemas específicos.
A analise começa pelos fatores de maior impacto em cada ramo de atividade. Beltrame concorda com o presidente da ABC no que se refere à indústria. “É o setor que melhor responde às políticas de redução de custos, por manipular muitas variáveis”, diz. “Também em função do poder de barganha, às vezes predatório. È o caso de montadoras, que vêm submetendo o segmento de autopeças a uma camisa de força: os fornecedores de matérias-primas aumentam os preços e eles não podem repassar os custos”, denuncia o consultor, que se especializou no atendimento ao setor automotivo. Já o comercio, segundo ele, leva a vantagem de ter sido o mais beneficiado pelos recursos da Internet – o uso da rede como ambiente de negócios permite eliminar custos fixos de infra-estrutura e dispor de mais recursos para investir em melhoria de processos e, por extensão na qualidade dos produtos. Mesmo considerando que ainda é cedo para medição de resultados com a necessária abrangência, Beltrame observa que quanto maior for o volume transacionado maior será a economia de custos. “A prova é o sucesso dos grandes atacadistas”, aponta. “Agentes importantes no business-to-business também capitalizam o fato de estarem se transformando em grandes operadores logísticos, dominando, simultaneamente, atividades de estocagem, armazenamento e distribuição”. Mais complexo é o setor de serviços. “É simples: centro de tudo é o ser humano, primeiro a sofrer em situações de aperto financeiro”, diz. “Para evitar o trauma e as conseqüências desastrosa, a tática é racionalizar os processos para elevar a produtividade.”


Tecnologia, o vilão da história
Na medida que hoje, nas empresas em geral, 70% das atividades dependem diretamente do uso da Tecnologia da Informação (TI), ela se torna item importante na composição dos custos. Não por acaso, os profissionais no esforço de especialistas em buscar soluções aplicações aplicadas a negócios precisam ser convincentes na abordagem do CIO (Chief Information Officer): “quanto custa?” e “em quanto tempo o investimento estará pago?” são as primeiras inevitáveis questões – nunca houve tanta exigência por calculo de ROI (ReturnO n Investiment) como este ano.
Ciente disso, os provedores de soluções aplicadas a gerenciamento de TI tendem a embalar no mesmo pacote de ferramentas que permitem medir o impacto das despesas e investimentos em tecnologia nos custo final de produção, conta Rubem Daniel Duek, diretor unidade de softeare de negócios da Hewlett-Packard www.hp.com.br , cuja ferramenta de gerenciamento Open View permite medir custos relativos aos quatro componentes da planta: redes, sistemas, aplicações e mídias de armazenamento, trazendo para um único ambiente operações normalmente isoladas.

 

Adhmann.com.br     Rua Barão do Triunfo, 427 - 2º andar - Conj. 207 - Brooklin Paulista - SP - CEP: 04602-001 - Fone: (11) 3045-3530